Sommerkonzert im Chor planen: Checkliste für Vorstand und Chorleiter

Anfang Juni, und in vier bis sechs Wochen steht euer Sommerkonzert. Vielleicht eine Serenade im Pfarrgarten, vielleicht ein Konzert in der Stadtkirche, vielleicht ein gemütlicher Abend in der Stadthalle. Egal wo: jetzt ist die Phase, in der vieles parallel laufen muss. Programm festzurren, Werbung raus, Helferplan stehen, Generalprobe organisieren.

Wenn ihr ein Sommerkonzert im Chor planen wollt, ohne am Konzerttag auf die Uhr statt auf die Musik zu schauen, lohnt sich saubere Arbeit jetzt. Diese Checkliste ist für beide Rollen gedacht. Der Vorstand kümmert sich um Organisation, Werbung, Helfer, Finanzen. Der Chorleiter um Programm, Probenarbeit, Aufstellung, Generalprobe. Die Übergaben dazwischen sind oft die Stellen, an denen es hakt.

Programm finalisieren und Werbung rausschicken

Das Programm sollte spätestens vier Wochen vor dem Konzert stehen. Nicht weil die Stücke noch nicht sitzen, sondern weil ihr ab dann nichts mehr verschieben könnt: Programmheft drucken, Plakat layouten, Pressemitteilung schreiben, alles braucht den finalen Ablauf.

Sprich als Chorleiter die Stückreihenfolge nochmal mit dem Chor durch. Welche Stücke fühlen sich am Ende der Probe gut an, welche brauchen frische Stimmen am Anfang? Wo passt ein leiseres Stück, wo ein lautes? Acht bis zwölf Stücke sind für ein Sommerkonzert von etwa siebzig Minuten realistisch, je nach Länge.

Wenn ihr Solistinnen oder ein kleines Ensemble einbaut, plane zwei oder drei solche Einlagen, damit der Chor auch mal Pause hat und das Publikum etwas Abwechslung bekommt. Anmoderationen kurz halten, zwei Sätze pro Stück reichen. Wer moderiert, sollte das einmal vorher laut durchsprechen, nicht erst auf der Bühne merken, dass der Komponistenname schwer auszusprechen ist.

Vier Wochen vorher geht die Werbung raus. Plakate in der Innenstadt, beim Bäcker, in der Sparkasse, am Rathaus. Eine Pressemitteilung an die Lokalzeitung mit zwei Absätzen und einem Foto vom letzten Konzert. Wenn ihr Kirchenchor seid, der Kirchenbote der nächsten Ausgabe, das ist oft die wichtigste Quelle für euer Stammpublikum.

Vergesst den Newsletter an den Konzert-Verteiler vom Frühjahrskonzert nicht. Das sind Leute, die schon einmal da waren, das ist eure beste Zielgruppe.

Klärt früh, ob Eintritt frei ist mit Kollekte am Ausgang, oder ob ihr Eintrittskarten verkauft. Beides hat Vor- und Nachteile. Kollekte ist lockerer, niedrigschwellig, gut für draußen oder im Kirchenraum. Eintrittskarten geben Planungssicherheit und sind passend für gemietete Säle.

Wenn ihr Karten macht, druckt sie einfach, aber nummeriert. Und legt vorher fest, wer Karten verkauft und wo (Bäckerei, Buchladen, Vorstandsmitglieder). Die GEMA-Anmeldung nicht vergessen, dazu gibt es separat einen ausführlichen Beitrag, hier nur der Hinweis: kümmert euch rechtzeitig drum, das geht online und dauert nicht lange.

Helferplan, Konzertkasse und Generalprobe

Der Helferplan ist die Stelle, an der viele Chöre stolpern. Schreibt eine Woche vorher fest auf, wer welche Aufgabe hat. Einlass und Begrüßung am Eingang, zwei Personen. Programmhefte verteilen, eine Person.

Kollekte oder Kasse, zwei Personen, niemals nur einer wegen der Vier-Augen-Regel beim Geldzählen. Kuchenbuffet wenn vorhanden, mindestens drei Personen für Aufbau, Verkauf, Abbau. Auf- und Abbau der Stühle und Notenständer, vier kräftige Helfer. Und jemand, der vorher das Klavier checkt und prüft, dass es gestimmt ist (mindestens eine Woche vorher den Klavierstimmer bestellen, Sommer ist Hochsaison).

Sammelt Zusagen schriftlich. Mündliche Zusagen in der Probe sind nett gemeint, gehen aber unter. Eine kurze Email mit der Frage „Kannst du Samstag um 17 Uhr beim Stühleaufbau dabei sein?” und einer klaren Rückmeldung ist deutlich verlässlicher. Plant pro Aufgabe eine Person mehr ein, als ihr theoretisch braucht. Es fällt immer jemand kurzfristig aus.

Die Generalprobe sollte im selben Raum stattfinden, in dem das Konzert ist. Die Akustik ist eine andere als im Probenraum, das wirft Chöre auf der Bühne sonst aus der Spur. Plant zwei Stunden, davon dreißig Minuten für Aufstellung, akustische Anpassung und Soundcheck der Klaviereinleitungen, anderthalb Stunden für das eigentliche Durchsingen.

Macht die Generalprobe einen Tag vor dem Konzert, nicht am gleichen Tag, das ist stimmlich zu viel. Wer fehlt, fehlt. Sammle als Chorleiter trotzdem die Anwesenheit ein, du willst wissen, wer am Konzertabend eventuell unsicher ist, weil er das Programm im Raum noch nicht gesungen hat.

Bei der Aufstellung: Stimmgruppen wie in der Probe, Solistinnen vorne oder seitlich, sodass sie ohne Umstellen vortreten können. Notenmappen einheitlich, am besten alle in derselben Farbe, das wirkt von außen sofort professioneller. Wer keine Mappe hat, bekommt eine geliehen, nicht erst am Konzertabend organisieren.

Bei Mikrofonen: nur einsetzen, wenn der Raum wirklich groß ist (Stadthalle, große Kirche). In kleineren Räumen klingt unverstärkter Chor immer besser. Wenn doch Mikros, dann kabelgebunden, nicht Funkstrecke, das spart Nerven mit Frequenzen und leeren Batterien.

Wie chordesk euch in dieser Phase helfen kann

Wir bauen chordesk gerade für genau solche Situationen. Helferplan mit Zusagen pro Aufgabe, sodass ihr seht, wo noch jemand fehlt. Anwesenheits-Tracking auch für die Generalprobe, nicht nur die normalen Proben. Programm-Email an euren Konzert-Verteiler mit einem Klick, ohne dass jemand die Adressen aus dem letzten Outlook-Verteiler rauskramen muss.

Wir sind noch in der Warteliste, aber wenn ihr Lust habt, tragt euch auf chordesk.de ein, dann seid ihr beim Start dabei.

Bis dahin: macht euch eine einfache Tabelle, eine Spalte pro Bereich für Programm, Werbung, Helfer, Technik. Hängt sie in der Probe aus, hakt ab, was erledigt ist. Niemand erwartet eine perfekte Generalstabsplanung, aber jeder im Vorstand und im Chor sollte wissen, wo ihr gerade steht.

Und wenn dann der Konzertabend da ist, die Stühle stehen, das Programmheft gedruckt, die Kuchen geschnitten, die Helfer am Platz und der Chor in Aufstellung, dann ist es der Moment kurz vor dem ersten Einsatz, der zählt.